En årsredovisning ska vara undertecknad

När ett företag avslutar den löpande bokföringen med en årsredovisning ska den undertecknas. En årsredovisning i ett aktiebolag ska skrivas under av samtliga styrelseledamöter och, om en sådan är utsedd, den verkställande direktören. Samma regler gäller för andra företag som företräds av en styrelse.

En vanlig fråga – om bolaget nyligen har bytt styrelse – är vilken styrelse det är som ska skriva under årsredovisningen? Svaret är att det är alltid är den aktuella – nu sittande – styrelsen som ska skriva under. Det innebär alltså att om styrelsen (eller delar av) byts ut efter räkenskapsårets utgång men före årsredovisningens undertecknande ska den nya styrelsen skriva under årsredovisningen för det gångna räkenskapsåret.

Samma krav som gäller för undertecknandet av en årsredovisning gäller även för undertecknandet av en koncernredovisning.

I handelsbolag ska årsredovisningen skrivas under av samtliga obegränsat ansvariga delägare.

Dag då årsredovisningen undertecknades

I årsredovisningen ska det också finnas en uppgift om den dag då den undertecknades.

Det innebär att det ska framgå vilket datum respektive befattningshavare (t ex ledamot) har skrivit under. Skriver alla under samma dag räcker det att den dagens datum anges en gång, men årsredovisningen skrivs under vid olika dagar, behöver datumet för respektive befattningshavares underskrift anges (enligt BFN).

När undertecknande sker med avancerad elektronisk underskrift framgår det i många fall automatiskt vilket datum underskriften gjordes.

Revisionsberättelsen – tre veckor före stämman

När det gäller aktiebolag med revisor, ska revisionsberättelsen lämnas till bolagets styrelse senast tre veckor före årsstämman. Revisionsberättelsen ska vara undertecknad av revisorn och innehålla uppgift om vilken dag revisionen avslutades. Revisorn ska på årsredovisningen göra en hänvisning till revisionsberättelsen.

Revisionsberättelsen får enligt god revisionssed inte vara daterad innan revisorn har avslutat granskningsarbetet. Eftersom revisorn ska granska den årsredovisning som styrelsen (och VD) har färdigställt, får revisionsberättelsen inte dateras per en dag då årsredovisningen ännu inte är färdigställd. Det innebär också att revisorn inte kan lämna någon revisionsberättelse före detta.

Med penna eller med avancerad elektronisk underskrift

Ett undertecknande kan göras på sedvanligt sätt, dvs ”med hand på penna”. Detsamma gäller en revisionsberättelse och revisorns påteckning på årsredovisning.

Om ett aktiebolag upprättar dessa handlingar i elektroniskt format måste de undertecknas med en sådan elektronisk underskrift som gäller för elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner (som regleras i EU-förordning).

Nya regler om datering av årsredovisning

Nya regler har nu införts som innebär att kravet på att en års- eller koncernredovisning ska innehålla uppgift om datum för undertecknandet, nu kompletteras med ett krav på att årsredovisningen ska dateras.

Anledningen till att de tidigare reglerna nu kompletteras, är att det kan uppkomma oklarheter när företrädarna undertecknar årsredovisningen vid olika tillfällen. Då behöver det klargöras vid vilken tidpunkt årsredovisningens innehåll har låsts. Dessutom kan det råda viss oklarhet när det gäller styrelsens ansvar och vilka som ska skriva under, t ex råder viss oklarhet kring vilket datum en kontroll av att samtliga befattningshavare har undertecknat årsredovisningen ska ske utifrån.

Den nya dateringen ska ange datumet när de som ska underteckna årsredovisningen är överens om innehållet (t ex datumet för ett styrelsemöte). I fåmansföretag blir nog den enklaste lösningen att styrelsen lägger sista handen vid redovisningen genom att var och en av ledamöterna undertecknar den.

När årsredovisningen är daterad ska den skrivas under. Det kan ske samma dag som årsredovisningen är daterad eller – om det inte är möjligt – i efterhand. Underskrifterna är bevis för att de företrädare som ska skriva under handlingen är överens om – och står bakom – innehållet och att den är korrekt daterad.

Dateringen av årsredovisningen är avgörande för frågan om vilka företrädare som ska skriva under den. Kontroll av att samtliga befattningshavare har undertecknat årsredovisningen ska ske utifrån årsredovisningens datering.

Årsredovisningens datering kan också ha betydelse för vilken information som årsredovisningen ska innehålla.

Alla som undertecknar handlingen bör överväga om sådana händelser har ägt rum efter årsredovisningens datering. Förfarandet kan då behöva göras om.

Källa; Björn Lundén