Varför Irland?

Irland har under lång tid varit ett attraktivt etableringsland för många internationella bolag, särskilt inom tech och digitala tjänster. Låg bolagsskatt, ett välutvecklat företagsklimat och närheten till EU-marknaden har gjort att företag som erbjuder exempelvis molntjänster, antivirusprogram och lagringslösningar ofta fakturerar från just Irland.

Huvudregeln – omvänd moms vid tjänsteköp

När ett svenskt företag köper tjänster från ett företag i ett annat EU-land, t ex Irland, gäller huvudregeln för moms mellan företag inom EU.

Det innebär att säljaren inte ska ta ut någon moms utan hänvisa till omvänd moms vid EU-handel (reverse charge) och istället är det köparen som ska redovisa momsen.

Om köparens VAT-nummer inte anges – risk för felaktig moms

En vanlig situation är att det svenska företaget inte anger sitt VAT-nummer vid köpet. Då behandlar det säljande företaget köparen som en privatperson och lägger på moms – ofta enligt regler som gäller för digitala tjänster (One Stop Shop), vilket kan innebära att svensk moms står specificerad på fakturan.

Konsekvensen blir då att fakturan innehåller moms som inte borde ha debiterats. Den momsen räknas som felaktigt debiterad och får inte lyftas. Detta gäller oavsett om det är svensk eller utländsk moms på fakturan.

Köpet ska ändå redovisas med omvänd moms

En viktig och för många överraskande regel är att köparen ändå måste redovisa köpet enligt huvudregeln – trots att fakturan innehåller moms. Det innebär att omvänd moms ska redovisas och beräknas på fakturabeloppet inklusive den felaktiga momsen.

Om säljaren har svenskt momsnummer

Många stora bolag i Irland är även momsregistrerade i Sverige och fakturerar därför med svensk moms. Om försäljningen är korrekt hanterad och ses som en svensk omsättning har köparen rätt att lyfta den momsen. Det gäller alltså att förstå varför momsen finns på fakturan och undersöka om säljaren har hänvisat till ett svensk VAT-nummer eller inte.

I internationella sammanhang dyker ofta olika typer av momsnummer upp, vilket kan skapa viss förvirring. Ett VAT-nummer är företagets vanliga momsregistreringsnummer inom EU. Ett VAT-nummer börjar med en landskod följt av företagets organisationsnummer och avslutas med siffrorna 01.

För att kontrollera ett VAT-nummer kan man använda EU:s system för kontroll av momsregistreringsnummer: ”Vies on-the-Web – European Commission”. Där kan man se om VAT-numret är giltigt och vilket land det tillhör.

VAT-nummer och EU-nummer – vad är skillnaden?

Det finns även så kallade EU-nummer. Dessa används normalt av företag som är etablerade utanför EU, men som säljer varor eller digitala tjänster till privatpersoner inom EU och har registrerat sig för de särskilda ordningarna (OSS – One Stop Shop). Dessa företag får ett identifieringsnummer som inleds med EU och har 9 efterföljande siffror (EU123456789). Om säljaren har angett ett EU-nummer och inte ett VAT-nummer är det tydligt att säljaren tror att köparen är en privatperson, och har då troligtvis lagt svensk moms på fakturan. Eftersom den momsen är felaktigt debiterad får den inte lyftas och köpet ska hanteras med omvänd moms så som det rätteligen skulle ha varit. Se exemplet ovan.

Vanligt förekommande – säljaren tror att köparen är en privatperson

När en faktura innehåller felaktigt debiterad moms handlar det ofta om att säljaren har uppfattat att köparen är en privatperson. Det beror vanligtvis på att beställningen har gjorts i en persons namn eller att tillräckliga företagsuppgifter, såsom VAT-nummer, inte har lämnats. I sådana fall saknar säljaren underlag för att behandla försäljningen som en transaktion mellan två företag.

Be om ändrad faktura

Köparen behöver då normalt kontakta säljaren för att komplettera kunduppgifterna med korrekta uppgifter, alternativt göra detta på egen hand, så att köparen uppfattar att det är ett företag som är köpare. Ofta krävs det att säljaren därefter utfärdar en kreditfaktura och en ny korrekt faktura.

Det är dock vanligt att det rör sig om relativt små, återkommande kostnader, vilket gör att den administrativa insatsen kan vara svår att motivera. Dessutom kan det i praktiken vara tidskrävande att hitta rätt kontaktvägar hos utländska leverantörer, vilket gör att fel ibland får ligga kvar trots att de egentligen borde rättas.

En möjlig konsekvens om felaktiga uppgifter kvarstår

Det är inte ovanligt att en företagsägare eller anställd betalar exempelvis molntjänster, lagring eller programvaror privat och sedan begär ersättning från företaget.

Om fakturan i dessa fall innehåller bristfälliga eller felaktiga uppgifter kan en konsekvens vara att kostnaden bedöms som rörelsefrämmande. Ett sådant utlägg klassificeras inte som ett så kallat naturligt utlägg. Naturliga utlägg avser normalt kostnader som det är rimligt att en anställd tillfälligt betalar privat, t ex resor, logi, friskvård eller facklitteratur. Inköp av exempelvis digitala tjänster faller däremot inte inom denna kategori.

Om företaget ändå ersätter den anställde för en sådan kostnad kan ersättningen istället komma att behandlas som skattepliktig förmån eller lön. Vilket understryker vikten av att inköp från början görs i företagets namn och med korrekta fakturauppgifter.

Källa; Björn Lundén